3. Gestión de proyectos.
No deje que sus proyectos sigan
estando en el 99% y se queden inconclusos.
Hay dos tipos de aplicación de
gestión por proyectos en las empresas: en unas de estas empresas su
"vida" gira en torno de proyectos, como las empresas de construcción,
de consultoría, y hasta entidades educativas. El otro tipo de aplicación es en
aquellas cuyo curso normal del negocio no tiene nada que ver con proyectos,
pero que opta por utilizar la metodología para implementar una nueva planta de
producción, una nueva cultura corporativa, obtener una certificación de
calidad, entre otras.
De cualquiera que sea el tipo de
empresa y la aplicación de la metodología, uno de los mayores inconvenientes
con los que nos enfrentamos en la gestión de proyectos es precisamente lograr
el cierre del mismo, llegar a "feliz termino" (o a triste término, pero
terminar!). Desde cumplimientos del 99% hasta dineros dejados de pagar por
remanentes, informes dejados de hacer, pendientes de esos aburridores de
concluir.
La falta de cierre de los proyectos
se da al inicio del mismo. Parecería irónico pensar que desde el comienzo del
proyecto se deba estar hablando del final del mismo, pero precisamente para eso
se gesta la planeación del alcance del proyecto, con exhaustiva dedicación.
Somos muy ágiles para entrar en el
hacer, y dejamos un poco en el olvido las tareas del pensar. La planeación del
alcance de un proyecto en dos vertientes, se hace indispensable para poder
garantizar que el proyecto se concluirá, y mejor aún, tendrá como verificar su
conclusión sin estar sujeto a opiniones o consideraciones subjetivas.
Un proyecto tiene dos alcances
claramente definibles y que deben estar completamente entendidos antes del
inicio. Uno de los alcances aplica al producto del proyecto. Cada proyecto se
estructura como un esfuerzo temporal para producir un producto/servicio como
salida del proyecto mismo. Hay que definir muy bien las características
deseadas en el producto, en forma tangible y verificable, de tal manea que
mediante los procesos de verificación del alcance se pueda determinar si se
cumplió o no con el objetivo.
Si es un programa de software, hay
una funcionalidad que éste debe cumplir, con unos requerimientos de calidad
estipulados. Si es una casa o edificio, hay unos planos y funciones que se
deben ejecutar para garantizar el beneficio del espacio construido. Así, para
cada proyecto es necesario definir el alcance del producto.
Ahora viene la conjunción con el
alcance del proyecto. ¿Hasta adonde va el proyecto? ¿Qué incluye? ¿Cuándo
Termina? En buena parte de los proyectos nos concentramos en el alcance del
producto y ponemos poca atención al alcance del proyecto, lo que hace difícil
concluirlo. Es indispensable poder dar repuestas a estas preguntas antes de
iniciar el proyecto para que tanto el proveedor como el cliente del proyecto
tengan claro hasta adonde van sus obligaciones y su exigencia.
Cuando uno compra un software,
quisiera que también se quedara el proveedor más allá del período de
implementación para resolver las inquietudes de operación y hasta de manejo,
nos da temor "dejar ir" al proveedor porque no estamos seguros de
poder continuar sin él. Si somos el proveedor, queremos irnos cuanto antes de
la instalación del cliente, necesitamos pasar al siguiente cliente. Una clara
definición de que el proyecto llega hasta finalizar las pruebas y puesta en
producción, por ejemplo, durante el primer mes, da por concluido el proyecto,
permite saber exactamente cuando se termina.
El cierre del proyecto depende de
lo que adecuadamente se estipule al inicio, en la planeación del alcance.
Garantice que sus proyectos concluyan adecuadamente desde el principio!
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