Hablemos ahora de las
dificultades que genera el equipo humano que participa del proyecto, aquí
debemos atender que si es más numeroso, y su ubicación geográfica los tenga más
dispersados, esta circunstancia nos obliga a tener una definición bien clara
del alcance, de ese objetivo a al que queremos llegar, para que cada miembro
del equipo este bien orientado y determinar las actividades a desarrollar.
Hay veces en que la mayoría de
proyectos que planean se inician con una
lista de actividades y sub actividades, con sus
respectivos tiempos determinado para cada una, etc., pero se queda un
poco en suspenso el alcance del mismo.
Por lo antedicho es
importantísimo tener bien claro el planear el qué.
De nosotros dependerá
manifestar los beneficios de planificar ese alcance que garantice que durante
el hacer haya claridad en el curso del hacer y mayor certeza en el cumplimiento.
En la actualidad, las
metodologías disponibles para la gestión y administración de proyectos requieren
de un gerente de proyectos.
No debería haber cambios en un
proyecto bien planeado, este debería poder ejecutarse y alcanzarse el resultado
esperado dentro del tiempo, costo y calidad esperada, sería lo ideal.
Al inicio del proyecto, la
primera que nos concierne en su definición es el alcance. Aquí es donde vamos
a definir exactamente qué debe entregar
el proyecto, tanto en calidades como en cualidades y funcionalidad, y además
estructuramos también los recursos necesarios para obtener ese alcance. Entre estos recursos incluimos las dos
variables importantes: tiempo y costo.
Ahora vemos que existen tres
restricciones básicas a considerar: el alcance, el tiempo y el costo.
Los proyectos tienden a
“desviarse” de la primera restricción en el curso de su administración, en
particular porque nos enfocamos en temas de tiempo y costo, que al parecer es
lo que realmente le interesa a los dueños del proyecto.
Es claro que los cambios en el
alcance, mal manejados, pueden y en efecto tiran al suelo los resultados
generales del proyecto en la mayoría de los casos.
Nos concentramos en tiempo y
costos. Ahora nos detenemos entre menos
tiempo y más costo, o más tiempo y menos costo, sin tener en cuenta que las
demoras en la entrega, suponiendo se entrega con la totalidad del alcance,
también acarrean un costo de oportunidad.
Se completa la trilogía básica entonces con la restricción del alcance,
donde es indispensable hacer un manejo exhaustivo del alcance, sin permitir
cambios en el mismo que realmente agreguen valor al proyecto.
Actualmente hay tres nuevos componentes a tener siempre en
cuenta en la balanza al momento de tomar las decisiones. Estos componentes son el manejo de la
calidad, satisfacción del cliente y el manejo del riesgo.
La calidad es un concepto
relativamente nuevo incorporado dentro de los proyectos, y luego de los
procesos de calidad total, mejoramiento continuo. Entendemos ahora claramente
la diferencia entre la calidad del producto y la calidad del proceso. Los
sistemas de gestión de calidad al interior de los proyectos están por una razón
valida y se deben cumplir. La calidad
del producto del proyecto no se discute, y menos se deben admitir cambios en su
definición, convirtiéndose en una de las restricciones más fuertes del
proyecto.
El manejo del riesgo es otro
concepto que requiere permanente monitoreo, en especial al momento de tomar
decisiones sobre los cambios en los proyectos.
El punto es muy importante porque al modificar los proyectos en sus
otros aspectos, toda nuestra matriz de riesgos y contención de los mismos pueda
quedar inservible.
Por último, el manejo de la
satisfacción de los beneficiarios del proyecto o sus clientes. Sabemos hoy que
además hay que cumplir con el tiempo, el costo, la calidad, y otros elementos
de satisfacción que bien puedan ni siquiera estar estipulados dentro del
objetivo del mismo.
Cualquier cambio al interior
del proyecto requerirá de la habilidad de los gerentes de proyecto para
balancear el impacto, no solo en otros dos frentes, sino ahora en cinco frentes
de restricciones. Es poco probable que
se pueda acortar la duración de un proyecto sin causar impacto en por lo menos
dos de las otras áreas.
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