15- PLANEACION DE LAS "TIC" (III)

" De la palabra que digas seras su esclavo;

de la palabra que no digas serás su amo. "

No se discute la importancia de las tecnologías de información y comunicaciones en el logro de los objetivos de los negocios.  Sin embargo, en la mayoría de los casos, se adolece de una planeación de estas TIC.  Tercera Parte.


La Planeación de las TIC requiere abordar tres alcances claramente definidos en el tiempo.  A nivel estratégico se definen cursos de acción para lapsos de tres a cinco años; a nivel táctico se asignan recursos para garantizar el desarrollo de proyectos durante uno o dos años, y a nivel operativo se ejecutan las actividades del día a día que permitan lograr los objetivos de proyectos.

En las dos partes anteriores analizamos los alcances de la planeación estratégica y de la táctica, lo que nos permite concluir el desarrollo de la planeación de las TIC enfocándonos en lo que debe cubrir una planeación operativa, no sin antes indicar que los tres tipos de planeación están unidos en cascada, uno detrás del otro. Una planeación táctica sin una estratégica simplemente hará ver un sinnúmero de proyectos apuntando para ninguna parte. Y una planeación operativa sin recursos, será la oportunidad para generar disculpas del no funcionamiento.

Es en la parte operativa donde tenemos mayores experiencias en el hacer, pero  donde más se ve el impacto de una falta de planeación.  En algunos casos la planeación se considera como una anulación de la creatividad y se omite por completo, dejando la actividad del día a día sujeta a “apagar incendios” o “administrar la crisis”.

Son dos etapas claramente diferenciables en la parte operativa.  Una es la planeación de las actividades y otra es la ejecución de las mismas.  Generalmente quienes están en puestos de mando en las areas de TIC, estuvieron alguna vez en las áreas operativas.  He sido testigo de muchos excelentes ingenieros “quemados” cuando los elevan a puestos gerenciales, no porque no sean capaces de ejercerlos, sino porque no hacen ese corte de las tareas en la parte operativa.  Siguen programando, siguen atendiendo problemas menores, siguen “metiéndose” en los trabajos que deberían estar correctamente asignados y supervisados, dejando entonces poco tiempo para la labor gerencial de la parte táctica.

Estratégicamente se definió qué se iba a hacer, y tácticamente está definido el “con qué”. En la parte operativa es hora de dar los resultados, de poner en práctica todo lo planeado estratégica y tácticamente para que se vean los resultados. Curiosamente, no se trata de solo “hacer”.  Es aquí donde la planeación operativa entra en rigor.

Las tareas operativas del área de TIC se pueden clasificar en dos grupos.  Unas de planeación y unas de ejecución.  Por lo general las actividades de ejecución son ya procesos y están procedimentados.  Se tiene una forma acostumbrada o documentada de hacer tareas repetitivas, y esta forma acostumbrada es la que se conforma en una planeación, para estas operaciones.  Hay que planear también los proyectos que se emprenderán y así completar toda la planeación táctica.

Procesos diarios como las copias de respaldo, la creación de usuarios en el sistema, o el registro de un requerimiento de un usuario son tareas que se deben ejecutar sin mayor reparo.  En general, es la proveeduría de los servicios actualmente atendidos por el departamento de TI.  No solo deben estar asignados los responsables, sino tener un sistema de control que permita monitorear el desempeño de estos proceso para garantizar que la calidad del servicio ofrecida sea la que se esté entregando.

Por otro lado, los proyectos para la creación de nuevos servicios o los cambios de infraestructura tecnológica, deben estar estructurados dentro del marco de un cronograma. La elaboración de este cronograma y el detalle de asignación de los recursos convierte la planeación táctica ya elaborada en la operativa.  También se incluyen los puntos de control en el desarrollo del proyecto que permita pronosticar el logro del resultado del proyecto.

No podemos terminar la serie de planeación, sin darle por lo menos un párrafo al tema del control.  La planeación baja desde el ámbito estratégico al operativo, pasando por el táctico.  En el área operativa se ejecutan realmente las actividades, y donde se inicia el control, control que debe ir subiendo, en forma de indicadores, y como reporte, a las áreas tácticas y estratégicas, donde se efectuarían los seguimientos y el logro de los objetivos estratégicos.

Hoy la administración de la tecnología exige que se cumpla con los objetivos del negocio, y cada 18 meses de duplica la capacidad de cómputo por el mismo valor.  Sin embargo, también hay herramientas administrativas que permiten desarrollar a cabalidad toda la planeación de la tecnología para garantizar la correcta explotación y sacarle el mayor provecho a la tecnología informática.