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lunes, 5 de diciembre de 2011

Gestión de proyectos 2



Gestión de proyectos

2. Algunas dificultades .

Hablemos ahora de las dificultades que genera el equipo humano que participa del proyecto, aquí debemos atender que si es más numeroso, y su ubicación geográfica los tenga más dispersados, esta circunstancia nos obliga a tener una definición bien clara del alcance, de ese objetivo a al que queremos llegar, para que cada miembro del equipo este bien orientado y determinar las actividades a desarrollar.

Hay veces en que la mayoría de proyectos que planean se inician  con una lista de actividades y sub actividades, con sus  respectivos tiempos determinado para cada una, etc., pero se queda un poco en suspenso el alcance del mismo.

Por lo antedicho es importantísimo tener bien claro el planear el qué.
De nosotros dependerá manifestar los beneficios de planificar ese alcance que garantice que durante el hacer haya claridad en el curso del hacer y  mayor certeza en el cumplimiento.


En la actualidad, las metodologías disponibles para la gestión y administración de proyectos requieren de un gerente de proyectos.

No debería haber cambios en un proyecto bien planeado, este debería poder ejecutarse y alcanzarse el resultado esperado dentro del tiempo, costo y calidad esperada, sería lo ideal.

Al inicio del proyecto, la primera que nos concierne en su definición es el alcance. Aquí es donde vamos a  definir exactamente qué debe entregar el proyecto, tanto en calidades como en cualidades y funcionalidad, y además estructuramos también los recursos necesarios para obtener ese alcance.  Entre estos recursos incluimos las dos variables importantes: tiempo y costo.

Ahora vemos que existen tres restricciones básicas a considerar: el alcance, el tiempo y el costo.

Los proyectos tienden a “desviarse” de la primera restricción en el curso de su administración, en particular porque nos enfocamos en temas de tiempo y costo, que al parecer es lo que realmente le interesa a los dueños del proyecto.  

Es claro que los cambios en el alcance, mal manejados, pueden y en efecto tiran al suelo los resultados generales del proyecto en la mayoría de los casos.

Nos concentramos en tiempo y costos.  Ahora nos detenemos entre menos tiempo y más costo, o más tiempo y menos costo, sin tener en cuenta que las demoras en la entrega, suponiendo se entrega con la totalidad del alcance, también acarrean un costo de oportunidad.  Se completa la trilogía básica entonces con la restricción del alcance, donde es indispensable hacer un manejo exhaustivo del alcance, sin permitir cambios en el mismo que realmente agreguen valor al proyecto.

Actualmente hay  tres nuevos componentes a tener siempre en cuenta en la balanza al momento de tomar las decisiones.  Estos componentes son el manejo de la calidad, satisfacción del cliente y el manejo del riesgo.

La calidad es un concepto relativamente nuevo incorporado dentro de los proyectos, y luego de los procesos de calidad total, mejoramiento continuo. Entendemos ahora claramente la diferencia entre la calidad del producto y la calidad del proceso. Los sistemas de gestión de calidad al interior de los proyectos están por una razón valida y se deben cumplir.  La calidad del producto del proyecto no se discute, y menos se deben admitir cambios en su definición, convirtiéndose en una de las restricciones más fuertes del proyecto.

El manejo del riesgo es otro concepto que requiere permanente monitoreo, en especial al momento de tomar decisiones sobre los cambios en los proyectos.  El punto es muy importante porque al modificar los proyectos en sus otros aspectos, toda nuestra matriz de riesgos y contención de los mismos pueda quedar inservible.

Por último, el manejo de la satisfacción de los beneficiarios del proyecto o sus clientes. Sabemos hoy que además hay que cumplir con el tiempo, el costo, la calidad, y otros elementos de satisfacción que bien puedan ni siquiera estar estipulados dentro del objetivo del mismo.

Cualquier cambio al interior del proyecto requerirá de la habilidad de los gerentes de proyecto para balancear el impacto, no solo en otros dos frentes, sino ahora en cinco frentes de restricciones.  Es poco probable que se pueda acortar la duración de un proyecto sin causar impacto en por lo menos dos de las otras áreas.

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